Zapier te permite conectar más de 7.000 apps con sus Zaps, pero a veces la herramienta que necesitas no tiene integración directa. Cuando eso pasa, puedes aprovechar las llamadas a APIs dentro de tus propios Zaps y así conectar casi cualquier herramienta que tenga documentación pública.
Gracias a la API tú decides a qué URL envías la información, qué datos mandas y cómo lo haces. Tienes el control absoluto, y tampoco necesitas ser desarrollador.
En este artículo te contamos cómo configurar y usarla en tus automatizaciones.
En Zapier tienes distintas maneras de conectar con APIs externas.
La opción más popular son los Webhooks by Zapier. Con ellos puedes enviar peticiones HTTP a cualquier URL directamente desde tus Zaps. También existe la función API Request, que utiliza la autenticación de las apps que ya tienes conectadas, aunque solo está disponible en algunas integraciones.
Aquí nos vamos a enfocar en los Webhooks by Zapier, porque son súper versátiles y te van a solucionar el 90% de los casos.
Antes de empezar en Zapier, necesitas saber cómo comunicarte con la app que quieres conectar. Busca su documentación de API, normalmente la encontrarás en apartados como “Developers”, “API Docs” o “API Reference” en la web de la herramienta.
Ahí tienes que localizar la URL base de la API (por ejemplo, https://api.miapp.com/v1/), los endpoints para cada acción (como /contacts o /invoices) y el tipo de autenticación que requiere.
También verás qué método HTTP usa cada endpoint. Suele ser GET para consultar, POST para crear, PUT o PATCH para actualizar y DELETE para borrar.
Para que Zapier pueda conectarse con la API, necesitas unas credenciales que demuestren que tienes permiso. Lo más común es una API key, es un código único que la app te genera y que tienes que enviar en cada petición.
Normalmente la encontrarás en los ajustes de la app, en secciones como “Integraciones”, “API” o “Developer Settings”. Copia esa clave y guárdala bien.
Algunas APIs piden un token Bearer o usan OAuth, que es un proceso un poco más avanzado donde autorizas a Zapier para actuar en tu nombre. No te preocupes, la documentación de cada herramienta te irá guiando paso a paso.
Crea un nuevo Zap y elige el trigger que mejor se adapte a lo que quieres automatizar. Puede ser un formulario en Typeform, un pago en Stripe o una fila nueva en Google Sheets. Cuando llegues al paso de acción, busca “Webhooks by Zapier” y haz clic en ella.
Ahí tendrás varias opciones: POST para crear registros nuevos (la más habitual), GET para consultar datos, PUT para actualizar información y Custom Request si necesitas hacer algo más avanzado, como personalizar cabeceras o enviar JSON anidado.
Elige la opción que mejor encaje con lo que te pide la documentación de la API.
Aquí es donde configuras la llamada real a la API. En la pantalla de configuración vas a encontrar estos campos:
Si eliges Custom Request, tendrás que escribir el body directamente en formato JSON. Asegúrate de que sea válido antes de enviarlo; puedes usar cualquier validador online para comprobarlo.
Cuando tengas todo listo, haz clic en “Test step”. Zapier enviará la petición real a la API y te mostrará la respuesta al instante. Si ves un código 200 (OK) o 201 (Created), todo está perfecto. Ya puedes usar los datos de la respuesta en los siguientes pasos de tu Zap.
Si algo no sale bien, fíjate en el código de error. El 401 suele ser por un problema de autenticación, el 400 indica que los datos enviados no son correctos y el 404 que el endpoint no existe.
Antes de configurar nada en Zapier, haz la petición desde una herramienta como Postman o Insomnia. Así puedes asegurarte de que la URL, la autenticación y el formato de los datos son correctos.
Si la petición funciona en Postman pero falla en Zapier, ya sabes que el problema está en la configuración del Zap y no en la API.
En Zapier, cada acción que se ejecuta con éxito cuenta como una tarea, y eso es lo que determina tu gasto. Los triggers no consumen tareas, ni tampoco los pasos internos como Filters o Formatter, pero cada llamada a un webhook sí suma.
Si tu Zap tiene tres acciones, cada vez que se ejecute gastará tres tareas. Multiplica eso por la cantidad de ejecuciones diarias y verás cómo puede crecer el consumo. Usa filtros para limitar las ejecuciones solo a los casos necesarios y revisa tu consumo de tareas de vez en cuando para evitar sorpresas en la factura.
Al configurar un webhook, encontrarás el campo "Stop on error". Si lo activas en "Yes", el Zap se detendrá si la API devuelve un error. Es la opción más segura porque te avisa de inmediato si algo falla. Si lo dejas en "No", el Zap seguirá aunque la petición falle y podrías perder datos sin darte cuenta.
También es buena idea añadir un paso de filtro antes del webhook para validar que los datos del trigger son correctos. Así te aseguras, por ejemplo, de que los campos obligatorios no estén vacíos antes de enviarlos a la API.
La documentación de la API es tu mejor amiga. Si aparece algún error, vuelve a consultarla para ver que usas la versión correcta, que el endpoint sigue igual y que envías todos los campos necesarios.
Ten también a mano la documentación de Zapier sobre Webhooks. Te ayudará a resolver dudas sobre formatos y configuración en cualquier momento.
No te compliques desde el principio. Crea primero un Zap sencillo, con un trigger y una sola llamada a la API. Cuando veas que funciona, añade el resto de pasos poco a poco. Así, si algo falla, sabrás exactamente en qué parte está el problema.
Con las llamadas a API en tus Zaps, ya no dependes de que Zapier tenga la integración exacta que necesitas. Si la app tiene API, puedes conectarla tú mismo y decidir qué datos envías y cómo los manejas.
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