Con Airtable dejas atrás el caos de las hojas de cálculo infinitas. Es tan fácil de usar como una tabla, pero con la potencia de una base de datos relacional. Y lo mejor es que no necesitas un equipo técnico para empezar.
Es lo más cercano a un Excel con superpoderes. Vamos a ver cómo puedes usarlo para crear automatizaciones que te ahorren tiempo y dinero, y también para organizar y compartir datos.
Tú también puedes crear un sistema que trabaje por ti 24/7, tan solo debes seguir estos pasos.
Tras registrarte en Airtable, puedes construir con un asistente de IA (Omni) que te permitirá un resultado más rápido, o puedes hacerlo desde cero y comprender los fundamentos de tu base y diseñar la estructura exacta que necesitas.
La clave está en definir qué es lo que necesitas desde el principio para evitar duplicar información. Una buena estructura inicial te ayudará a conocer lo escalable y útil que será tu base de datos a largo plazo.
Airtable tiene más de 20 tipos de campos, que permiten validar y dar formato al dato, desde campos de rating y progreso hasta archivos adjuntos o incluso fórmulas complejas. Por ejemplo, los campos de link permiten conectar registros entre tablas, mientras que los lookup y rollup extraen y calculan datos de manera automática.
También existen campos de configuración específica como single/multiple select o checkboxes que ayudan a mantener la consistencia en los datos (evitando typos) y facilitando filtros y agrupaciones más precisas.
Podrás visualizar tus datos como una tabla tradicional, kanban visual, un calendario o una galería de imágenes. Cada vista está optimizada para diferentes workflows.
Por ejemplo, tu equipo de marketing puede ver las campañas en kanban por estado o en vista de calendario por fecha de lanzamiento. Además, si necesitas dar acceso externo a tus datos, puedes mostrar solo los datos necesarios aplicando filtros, sin mostrar toda tu BBDD.
Crea automatizaciones sin una línea de código usando la lógica de "cuando X pasa, haz Y". Puedes configurar notificaciones automáticas cuando cambia el estado de un proyecto o crear registros en otras tablas cuando se cumplan ciertas condiciones.
Los triggers desencadenantes son las condiciones que se deben cumplir para pasar a la siguiente acción del flujo. Una vez activado el trigger, podrás enviar correos y notificaciones automáticos, crear o actualizar registros, ejecutar scripts o conectar servicios externos.
Con Airtable controlas todos los permisos de tu proyecto. Puedes compartir tus datos como un profesional a través de las interfaces, invitando colaboradores por correo, o creando enlaces de acceso público para compartir formularios.
Puedes compartir la base y colaborar en tiempo real permitiendo que los cambios, comentarios y actualizaciones aparezcan al instante. Si alguien está editando un registro, puedes ver su cursor y lo mejor es que todo queda documentado de forma automática.
Automatizar procesos y crear tu propio CRM ya no es algo exclusivo de los perfiles técnicos. Airtable es la herramienta perfecta para centralizar la información como un CRM de ventas, coordinar equipos en la gestión de eventos o recuperar ese tiempo que pierdes en procesos que pueden funcionar solos.
Te animamos a que lo pruebes. Apúntate a nuestro curso gratuito de Airtable y construye tu primer calendario editorial con nuestra ayuda.
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